Konformitätserklärung: Hersteller oder Bevollmächtigter?

Was die EU-Konformitätserklärung ist und was nicht

Mit der EU-Konformitätserklärung erklärt der Hersteller schriftlich, dass sein Produkt die anwendbaren EU-Rechtsakte erfüllt, etwa die EMV-Richtlinie 2014/30/EU (Art. 15 Abs. 1). Die Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988 sieht keine Konformitätserklärung vor; dort dient die technische Dokumentation nach Art. 9 Abs. 2 GPSR als Nachweis.

Eine Erklärung ist keine Bescheinigung. Prüfberichte sind Nachweise in der technischen Dokumentation (Beschluss Nr. 768/2008/EG, Anhang II, Modul A Nr. 2). Bescheinigungen stellen notifizierte Stellen aus, etwa die Baumusterprüfbescheinigung oder, in den Modulen F und G, eine „Konformitätsbescheinigung“ (Anhang II). Auch dann stellt der Hersteller seine eigene Erklärung aus.

Wer die Konformitätserklärung unterschreibt: der Grundsatz

Hat das Konformitätsbewertungsverfahren die Übereinstimmung gezeigt, stellt der Hersteller die Erklärung aus (Art. 7 Abs. 2 Richtlinie 2014/30/EU; Art. R2 Abs. 2 Beschluss Nr. 768/2008/EG). Das Muster endet mit „Unterzeichnet für und im Namen von“, Ort und Datum, Name, Funktion und Unterschrift (Anhang IV).

Entscheidend ist die Befugnis, nicht der Ort. Der Blue Guide der Kommission nennt die Geschäftsführung oder einen anderen Vertreter, dem diese Verantwortung übertragen wurde (Abschnitt 4.4, Fußnote 230). Der Unterzeichner muss nicht in der EU wohnen: Ein Hersteller außerhalb der EU darf die Erklärung selbst unterzeichnen, sofern der Rechtsakt nichts anderes vorsieht (Fußnote 231).

Vorsicht bei der deutschen Fassung des Blue Guide: Dort steht in Abschnitt 4.4 unter Nr. 8 „Unterschrift und Funktion … des Bevollmächtigten“. Die englische Fassung spricht von der „authorised person“, also der zeichnungsberechtigten Person, nicht vom EU-Bevollmächtigten.

Konformitätserklärung durch den Bevollmächtigten: wann das zulässig ist

Ihr Bevollmächtigter hat seinen Sitz in der EU und handelt auf Grundlage Ihres schriftlichen Mandats. Die Rechtsakte in der Tabelle schließen zwei Pflichten aus jedem Mandat aus: Entwurf und Herstellung des Produkts sowie die Erstellung der technischen Dokumentation (etwa Art. 8 Abs. 1 Richtlinie 2014/30/EU).

Die Konformitätserklärung gehört nicht dazu. Nach den Modulen der Konformitätsbewertung kann der Bevollmächtigte die Pflichten zur Erklärung „in seinem Auftrag und unter seiner Verantwortung“ erfüllen, „falls sie im Auftrag festgelegt sind“ (etwa Anhang II Nr. 6 Richtlinie 2014/30/EU). Der Blue Guide bestätigt das (Abschnitt 3.2).

Ohne diese Klausel darf Ihr Bevollmächtigter nicht unterschreiben. Mit ihr unterschreibt er „für und im Namen“ des Herstellers, in dessen alleiniger Verantwortung. Mehr zu Maschinen: Checkliste zur Maschinenverordnung.

Konformitätserklärung als Vorlage: die Pflichtangaben

Maßgeblich ist das Muster im Anhang Ihres Rechtsakts; gemeinsame Grundlage ist Anhang III des Beschlusses Nr. 768/2008/EG (Blue Guide, Abschnitt 4.4). Der Aufbau ist verbindlich (Art. 15 Abs. 2 Richtlinie 2014/30/EU).

Verlangen mehrere Rechtsakte eine Konformitätserklärung, stellen Sie eine einzige für alle aus (Art. 15 Abs. 3 der Richtlinien 2014/30/EU und 2014/35/EU). Halten Sie sie aktuell (Art. 15 Abs. 2): Eine neue Normfassung oder neue Kontaktdaten erfordern eine neue Fassung für die danach in Verkehr gebrachten Produkte (Blue Guide, Abschnitt 4.4).

Sprache, Beifügung und 10 Jahre Aufbewahrung

• Sprache: wie vom jeweiligen Mitgliedstaat vorgeschrieben (Art. 15 Abs. 2 Richtlinie 2014/30/EU); zu einer Übersetzung, die der Hersteller nicht unterzeichnet hat, gehört eine Kopie des unterzeichneten Originals (Blue Guide, Abschnitt 4.4).
• Beifügung: meist nur auf Verlangen; Funkanlagen liegt eine Kopie bei oder eine vereinfachte Erklärung mit der Internetadresse des vollständigen Textes (Art. 10 Abs. 9 Richtlinie 2014/53/EU).
• Aufbewahrung: Hersteller und Bevollmächtigter halten Erklärung und technische Dokumentation 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen bereit (Art. 7 Abs. 3 und Art. 8 Abs. 2 Buchst. a Richtlinie 2014/30/EU), der Einführer eine Abschrift (Art. 9 Abs. 7). Die Frist läuft je Einzelprodukt (Blue Guide, Abschnitte 4.3 und 4.4); maßgeblich ist das letzte Exemplar eines Modells.

Was Ihr EU-Bevollmächtigter mit der Erklärung tut

Für die meisten CE-Produkte verlangt Art. 4 der Verordnung (EU) 2019/1020 einen Wirtschaftsakteur in der EU. Ist das Ihr Bevollmächtigter, prüft er, dass Konformitätserklärung und technische Dokumentation erstellt wurden, hält die Erklärung für die Behörden bereit (Art. 4 Abs. 3 Buchst. a), übermittelt auf begründetes Verlangen die Unterlagen (Art. 4 Abs. 3 Buchst. b) und legt auf Aufforderung sein Mandat vor (Art. 5 Abs. 2).

Das macht ihn nicht zum Aussteller; für die Unterschrift braucht es eine Mandatsklausel.

Sonderfälle: Eigenmarke, EU-Tochter, Einführer

• Eigenmarke in der EU. Ein Einführer oder Händler, der unter eigenem Namen oder eigener Marke verkauft, gilt als Hersteller und stellt die Erklärung selbst aus (Art. 11 Richtlinie 2014/30/EU).
• Tochtergesellschaft in der EU. Wie ein Handelsvertreter oder Vertragshändler wird sie nur durch schriftliches Mandat zu Ihrem Bevollmächtigten (Blue Guide, Abschnitt 3.2).
• Einführer. Er unterschreibt nicht. Er stellt sicher, dass Sie die Konformitätsbewertung durchgeführt haben, und hält 10 Jahre eine Abschrift bereit (Art. 9 Abs. 2 und 7).

Schritt für Schritt zur Erklärung als Hersteller außerhalb der EU

1. 1.Rechtsakte auflisten, die eine Konformitätserklärung verlangen, mit Fundstelle im Amtsblatt.
2. 2.Konformitätsbewertung und technische Dokumentation abschließen; die Erklärung kommt zuletzt (Art. 7 Abs. 2).
3. 3.Muster ausfüllen, Normen mit Datum.
4. 4.Unterzeichner festlegen: eine zeichnungsberechtigte Person Ihres Unternehmens, den Bevollmächtigten nur mit Mandatsklausel.
5. 5.Übersetzen, ablegen, weitergeben an Ihren Wirtschaftsakteur in der EU und nach Änderungen an Normen, Kontaktdaten oder Produkt aktualisieren.

Praxisbeispiel: ein asiatischer Spielzeughersteller mit Onlineshop

Ein asiatischer Hersteller von Stapelspielzeug aus Holz verkauft über seinen eigenen Onlineshop an Verbraucher in der EU und hat einen EU-Bevollmächtigten bestellt. Er wendet harmonisierte Normen an, die alle relevanten Sicherheitsanforderungen der Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG abdecken; daher gilt die interne Fertigungskontrolle (Art. 19 Abs. 2).

• Die Erklärung folgt Anhang III der Richtlinie und enthält eine Farbabbildung jedes Spielzeugs; Angabe 7 entfällt.
• Die Geschäftsführerin unterschreibt am Firmensitz in Asien; Hersteller und Bevollmächtigter stehen beide mit Name und Anschrift darin.
• Nach einem Umzug stellt der Hersteller für danach in Verkehr gebrachtes Spielzeug eine neue Fassung aus und bewahrt die alte auf.

Typische Fehler bei der Konformitätserklärung

• Unterschrift ohne Mandatsklausel. Der Bevollmächtigte braucht sie.
• Prüfbericht statt Erklärung. Weder Bericht noch Laborzertifikat ersetzen die Konformitätserklärung.
• Eine Erklärung je Richtlinie. Rechtsakte mit Erklärungspflicht teilen sich eine.
• Normen ohne Datum, alte Anschriften. Beides verlangt Korrektur oder eine neue Fassung.
• Nur auf Englisch. Die Sprache bestimmt jeder Mitgliedstaat.

Fazit: Ihre Erklärung, Ihre Verantwortung

Die EU-Konformitätserklärung ist das Dokument des Herstellers. Unterschreiben Sie durch eine zeichnungsberechtigte Person oder lassen Sie Ihren Bevollmächtigten unterschreiben, wo Rechtsakt und eine klare Mandatsklausel es erlauben; die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

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