Technische Dokumentation nach GPSR: Inhalt und Aufbewahrung
9 Min. LesezeitRepresenta GmbH
Technische Dokumentation nach Art. 9 GPSR: was hineingehört, ab wann die 10 Jahre laufen, wer sie in der EU vorlegt und was sie von CE-Unterlagen trennt.
Jedes Verbraucherprodukt unter der Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988 braucht eine technische Dokumentation nach GPSR, bevor es auf den EU-Markt kommt. Art. 9 GPSR legt den Mindestinhalt und eine Aufbewahrung von 10 Jahren fest, nicht aber Form und Ablageort. Hier lesen Sie, was hineingehört, ab wann die Frist läuft, wer sie vorlegen muss und was sie von der CE-Dokumentation unterscheidet.
Was die technische Dokumentation nach GPSR ist und was nicht
Nach Art. 9 Abs. 2 GPSR (öffnet in neuem Tab) führt der Hersteller vor dem Inverkehrbringen eine interne Risikoanalyse durch und erstellt eine technische Dokumentation. Sie belegt die Sicherheit des Produkts, in einem Umfang, der zu Komplexität und Risiken passt (Erwägungsgrund 33).
Eine Konformitätserklärung oder CE-Kennzeichnung sieht die GPSR nicht vor. Für CE-gekennzeichnete Produkte gilt Art. 9 gar nicht (Art. 2 Abs. 1 Buchst. b GPSR); an seine Stelle tritt die Dokumentation nach dem jeweiligen Harmonisierungsrechtsakt.
Was in die Dokumentation gehört
Jede Dokumentation enthält eine allgemeine Beschreibung des Produkts und seiner für die Sicherheitsbewertung wesentlichen Eigenschaften (Art. 9 Abs. 2 GPSR). Soweit die möglichen Risiken es erfordern, kommen hinzu:
- eine Analyse der möglichen Risiken und der gewählten Lösungen, einschließlich der Prüfergebnisse (Buchst. a);
- die angewandten europäischen Normen oder anderen Elemente und, bei nur teilweiser Anwendung, die angewandten Teile (Buchst. b).
Fehlt eine einschlägige europäische Norm, erwarten die GPSR-Leitlinien der Kommission eine Liste der nationalen Sicherheitsanforderungen, soweit vorhanden, oder der sonst verwendeten Methoden. Ihre unverbindliche Mustervorlage hat drei Teile: Identifizierung, Eigenschaften und Zusammensetzung sowie jedes Risiko mit seinen Maßnahmen. Der Beitrag zur GPSR-Risikoanalyse macht daraus eine Checkliste mit Fundstellen.
Technische Dokumentation: ein Beispiel für die Gliederung
Das Gesetz regelt den Inhalt, nicht die Gliederung. Ein Vorschlag, der Pflicht und Empfehlung trennt:
| Teil | Inhalt | Grundlage |
|---|---|---|
| 1. Identifizierung | Marke, Name, Typen-, Chargen- oder Seriennummer, Abbildungen von Produkt und Verpackung | Art. 9 Abs. 2 und 5; Mustervorlage, Nr. 1 |
| 2. Beschreibung | Produktbeschreibung, Material, Zusammensetzung, sicherheitsrelevante Eigenschaften | Art. 9 Abs. 2; Mustervorlage, Nr. 1 und 2 |
| 3. Risikoanalyse | Jedes Risiko mit der Maßnahme dagegen | Art. 9 Abs. 2 Buchst. a; Mustervorlage, Nr. 3 |
| 4. Nachweise | Prüfberichte; Zeichnungen, Lieferantenerklärungen | Art. 9 Abs. 2 Buchst. a für Prüfberichte; im Übrigen Empfehlung |
| 5. Normen | Fundstellen mit Ausgabe; angewandte Teile | Art. 9 Abs. 2 Buchst. b |
| 6. Produktinformationen | Etikett, Anleitung und Sicherheitsinformationen wie ausgeliefert | Empfehlung; Grundlage der Prüfung nach Art. 16 Abs. 2 Buchst. b |
| 7. Änderungsverlauf | Version, Datum, Änderung, erste betroffene Charge | Art. 9 Abs. 3; Versionierung empfohlen |
Wie lange: 10 Jahre, aber ab welcher Einheit?
Der Hersteller hält die Dokumentation aktuell und 10 Jahre ab dem Inverkehrbringen des Produkts für die Marktüberwachungsbehörden bereit (Art. 9 Abs. 3 GPSR); ein Einführer bewahrt eine Kopie ebenso lange auf (Art. 11 Abs. 6).
Welche Einheit die Frist auslöst, sagt die GPSR nicht. Laut GPSR-Leitlinien ist das Inverkehrbringen für jede einzelne Produkteinheit zu bestimmen (Abschnitt 2.1), und für CE-Produkte rechnet der Blue Guide ab dem jeweiligen Produkt, das die Dokumentation erfasst (Abschnitt 4.3). Wird ein Modell über Jahre verkauft, planen Sie 10 Jahre ab der letzten Einheit.
Für verwandte Aufzeichnungen gelten eigene Fristen: 10 Jahre für Risikobeschreibung, Beschwerden, Unfälle und Korrekturmaßnahmen (Art. 15 Abs. 4), sechs Jahre für Lieferkettendaten (Art. 15 Abs. 5). Personenbezogene Daten im Beschwerdeverzeichnis dürfen höchstens fünf Jahre gespeichert bleiben (Art. 9 Abs. 13); anonymisieren Sie alte Einträge, statt sie zu löschen.
Form, Sprache und Ablageort
Eine Form schreibt die GPSR nicht vor: Die Dokumentation darf elektronisch sein und aus mehreren Dokumenten bestehen (GPSR-Leitlinien, Abschnitt 3.1.1). Eine Sprache für die Dokumentation selbst auch nicht. Auf begründetes Verlangen gehen die Unterlagen in einer Sprache an die Behörde, die für sie leicht verständlich ist (Art. 4 Abs. 3 Buchst. b der Verordnung (EU) 2019/1020 (öffnet in neuem Tab)); laut den Art.-4-Leitlinien der Kommission lässt sie sich absprechen.
Wo die Dokumentation liegt, regelt die GPSR nicht, wohl aber, dass jemand in der EU sie beschaffen kann:
| Rolle | Pflicht zur Dokumentation | Grundlage |
|---|---|---|
| Hersteller | Erstellt sie, hält sie aktuell und 10 Jahre bereit, stellt sie auf Verlangen zur Verfügung | Art. 9 Abs. 2 und 3 GPSR |
| Einführer | Bewahrt eine Kopie 10 Jahre auf | Art. 11 Abs. 6 GPSR |
| Verantwortliche Person | Prüft, ob sie erstellt wurde, sichert den Zugang, übermittelt Unterlagen auf begründetes Verlangen | Art. 16 Abs. 1 GPSR; Art. 4 Abs. 3 Buchst. a und b Verordnung (EU) 2019/1020 |
| Bevollmächtigter | Übermittelt auf begründetes Verlangen die Unterlagen zum Nachweis der Sicherheit | Art. 10 Abs. 2 Buchst. a GPSR |
Die verantwortliche Person muss die Dokumentation nicht selbst aufbewahren. Sie kann prüfen, ob sie existiert, und sich vom Hersteller versichern lassen, dass er sie auf Verlangen herausgibt (Art.-4-Leitlinien, Abschnitt 3; GPSR-Leitlinien, Abschnitt 3.2). Legen Sie im Mandat fest, wie schnell Sie liefern. Mehr dazu: Wer verantwortliche Person nach GPSR sein kann.
Produktmodelle, Varianten und Versionen
Die Dokumentation entsteht je Produktmodell, nicht je Einheit. Einheiten mit Eigenschaften, die sich auf die Sicherheit auswirken können, etwa eine andere Farbe, Zusammensetzung oder Funktion, sind laut GPSR-Leitlinien eigene Produkte mit eigener Dokumentation (Abschnitt 3.1.1). Varianten dürfen Dokumente teilen; begründen Sie schriftlich, ob eine Variante eine eigene Analyse braucht. Ersatzteile, die Sie nicht selbst herstellen, brauchen keine eigene Dokumentation; beeinflusst eines die Sicherheit, gehört es in Ihre Risikoanalyse (Leitlinien, Fußnote 18).
Aktualisieren müssen Sie ohnehin (Art. 9 Abs. 3), doch ältere Einheiten bleiben im Handel. Wird ein CE-Produkt umgestaltet, verlangt der Blue Guide, dass die Dokumentation alle Versionen abbildet und zeigt, woran man sie erkennt (Abschnitt 4.3). Verknüpfen Sie auch in der GPSR-Dokumentation jede Version mit den Chargen- oder Seriennummern nach Art. 9 Abs. 5.
Technische Dokumentation nach GPSR oder nach CE-Recht?
| Merkmal | Produkt nur unter der GPSR | CE-gekennzeichnetes Produkt |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 9 Abs. 2 GPSR | Harmonisierungsrechtsakt; Art. 9 GPSR gilt nicht (Art. 2 Abs. 1 Buchst. b) |
| Zweck | Nachweis der Sicherheit (Erwägungsgrund 33) | Nachweis der Konformität mit den wesentlichen Anforderungen (Blue Guide, 4.3) |
| Konformitätserklärung | Keine | Pflicht, in der Regel ebenfalls 10 Jahre aufzubewahren (Blue Guide, 4.4) |
| Aufbewahrung | 10 Jahre (Art. 9 Abs. 3) | 10 Jahre, sofern der Rechtsakt nichts anderes bestimmt (Blue Guide, 4.3) |
| Wirtschaftsakteur in der EU | Verantwortliche Person prüft die Dokumentation und sichert den Zugang (Art. 16 Abs. 1) | Ein Bevollmächtigter wird in der Regel beauftragt, die Dokumentation bereitzuhalten (Art.-4-Leitlinien, 4.3) |
Wer beide Arten von Produkten verkauft, braucht beide Arten von Dokumentation.
Praxisbeispiel: ein asiatischer Hersteller von Fitnessgeräten
Ein asiatischer Hersteller verkauft eine klappbare Hantelbank für zu Hause, ein Produkt ohne CE-Kennzeichnung, über seinen Onlineshop an Verbraucher in der EU. Sein EU-Bevollmächtigter ist per Mandat verantwortliche Person.
| Situation | Dokumentation | Grundlage |
|---|---|---|
| Bank in Schwarz und Grau, gleicher Stahl, gleiches Beschichtungssystem | Eine Dokumentation; ein Vermerk begründet, warum die Farbe die Sicherheit nicht berührt | Leitlinien, Abschnitt 3.1.1 |
| Version mit Beincurl-Aufsatz | Eigene Dokumentation und Risikoanalyse; Prüfbericht zum Rahmen übernommen | Leitlinien, Abschnitt 3.1.1 |
| Geprüft nach EN ISO 20957-1:2013 und EN ISO 20957-4:2016 | Mit Ausgabe aufgeführt; Vermutung der Sicherheit nur für die abgedeckten Risiken | Art. 7 Abs. 1 Buchst. a, Art. 9 Abs. 2 Buchst. b; Durchführungsbeschluss (EU) 2026/901 |
| Neuer Rahmenlieferant ab 2027 | Neue Version; die alte bleibt, verknüpft mit den früheren Seriennummern | Art. 9 Abs. 3 und 5 |
| Letzte Bank 2030 in Verkehr gebracht | Dokumentation mindestens bis 2040 aufbewahren | Art. 9 Abs. 3; Leitlinien, Abschnitt 2.1 |
Lücken, die bei Behördenanfragen auffallen
- Niemand in der EU kann die Dokumentation vorlegen, weder aus einer Kopie noch per Zusicherung.
- Die Frist läuft ab Markteinführung statt ab der letzten Einheit.
- Eine Dokumentation für alle Varianten, obwohl Beschichtung, Material oder Funktion abweichen.
- Nur die neueste Version, die zu älteren Einheiten nicht passt.
- Eine Konformitätserklärung statt einer Dokumentation bei einem reinen GPSR-Produkt: nicht vorgeschrieben und kein Ersatz.
Fazit: eine aktuelle Dokumentation je Modell, 10 Jahre greifbar
Eine gute technische Dokumentation nach GPSR gibt Behörden eine aktuelle Akte je Produktmodell, Versionen, die zu jeder Einheit passen, und jemanden in der EU, der sie bis 10 Jahre nach der letzten Einheit vorlegen kann.
Die Dokumentation bleibt Ihre Aufgabe als Hersteller. Als Ihre verantwortliche Person nach GPSR hält Representa Ihre Compliance-Unterlagen für Inspektionen bereit und übernimmt die Kommunikation mit den Behörden. Für CE-gekennzeichnete Produkte sind wir Ihr EU-Bevollmächtigter und halten Ihre technische Dokumentation 10 Jahre vor. Unsere Compliance-Beratung prüft Ihre Dokumentation und priorisiert die Korrekturen.
Häufige Fragen
Wie lange muss die technische Dokumentation nach GPSR aufbewahrt werden?
10 Jahre ab dem Inverkehrbringen des Produkts (Art. 9 Abs. 3 GPSR); Einführer bewahren eine Kopie ebenso lange auf (Art. 11 Abs. 6). Da das Inverkehrbringen für jede Einheit gesondert bestimmt wird, rechnen Sie die 10 Jahre am besten ab der letzten Einheit eines Modells.
Muss die technische Dokumentation in der EU liegen?
Wo der Hersteller sie aufbewahrt, regelt die GPSR nicht. Ihre verantwortliche Person in der EU muss prüfen, ob sie erstellt wurde, und sicherstellen, dass sie den Behörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden kann (Art. 4 Abs. 3 Buchst. a Verordnung (EU) 2019/1020). Sie kann eine Kopie halten oder sich auf Ihre Zusicherung stützen.
Gibt es eine Vorlage für die technische Dokumentation nach GPSR?
Keine verbindliche. Die GPSR-Leitlinien der Kommission (C/2025/6233, Abschnitt 3.1.1) enthalten eine freiwillige Mustervorlage mit drei Teilen: Identifizierung des Produkts, Eigenschaften und Zusammensetzung sowie jedes mögliche Risiko mit den Maßnahmen dagegen.
In welcher Sprache muss die technische Dokumentation vorliegen?
Die GPSR legt dafür keine Sprache fest. Auf begründetes Verlangen sind die Unterlagen in einer Sprache vorzulegen, die für die Behörde leicht verständlich ist (Art. 4 Abs. 3 Buchst. b Verordnung (EU) 2019/1020). Laut den Art.-4-Leitlinien der Kommission lässt sich die Sprache mit der Behörde absprechen.
Brauchen CE-gekennzeichnete Produkte eine technische Dokumentation nach GPSR?
Nein. Art. 9 GPSR gilt nicht für Produkte, die unter Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union fallen (Art. 2 Abs. 1 Buchst. b). Sie brauchen die technische Dokumentation nach ihrem Harmonisierungsrechtsakt und eine EU-Konformitätserklärung.